|
In een recent besluit keurt de staatssecretaris van Financiën goed dat de elektronische wijze van opmaak en versturen van de factuurgegevens voortaan vorm- en middelvrij kan plaatsvinden.
De factuur is een van de belangrijkste documenten in het handelsverkeer. Naast de uitnodiging tot het betalen van het op de factuur vermelde bedrag heeft de factuur de functie van bewijs voor de aftrek van omzetbelasting.
De factureringsverplichtingen van de wet op de omzetbelasting gelden voor prestaties die voor de heffing van omzetbelasting belastbaar zijn in Nederland. Voor een prestatie verricht in een ander land gelden de regels van dat land.
De factureringsplicht houdt in dat iedere ondernemer op grond van de wet verplicht is een factuur uit te reiken aan andere ondernemers of rechtspersonen (anderen dan ondernemers) voor zijn prestaties. Sommige ondernemers zijn overigens aangewezen om voor alle leveringen facturen uit te reiken, ook als de afnemers particulieren en andere niet-ondernemers zijn.
Facturen mogen op grond van de wet op papier of elektronisch worden uitgereikt. Onder het elektronisch verzenden van een factuur wordt verstaan de verzending of terbeschikkingstelling aan de ontvanger van de factuur, terwijl onder het opslaan van een factuur wordt verstaan de opslag via elektronische apparatuur voor de verwerking. Ook de digitale compressie en de opslag van gegevens waarbij gebruik wordt gemaakt van draden, radio, optische middelen of andere elektromagnetische middelen, worden tot het begrip “elektronisch verzenden en opslaan van een factuur” gerekend.
Elektronische verzending van een factuur is alleen toegestaan als dit wordt aanvaard door de afnemer. De leverancier kan dit vooraf met zijn afnemer overeenkomen. Als de afnemer zonder commentaar de factuur verwerkt en betaalt, wordt hij geacht de elektronische verzending van de factuur te hebben aanvaard.
Tot voor kort werden elektronisch verzonden facturen alleen door de Belastingdienst aanvaard indien voldaan werd aan specifieke wettelijke vereisten. In de praktijk bestond echter de behoefte aan een verruiming op het gebied van elektronisch factureren.
Vooruitlopend op een voorstel tot verruiming van de regels tot elektronisch factureren van de Europese Commissie keurt de staatssecretaris van Financiën nu goed dat de elektronische wijze van opmaak en versturen van de factuurgegevens vorm- en middelvrij kan plaatsvinden. Dit betekent dat ook voor de digitale factuur de verzending niet meer gebonden is aan wettelijke eisen en methoden. Ondernemers kunnen daardoor bijvoorbeeld ook facturen versturen als PDF-document via de e-mail.
De ondernemer kan zelf beslissen op welke wijze hij zijn elektronische facturen wil beveiligen. Zo is bijvoorbeeld een PDF-document te beveiligen met een wachtwoord. Zo’n document kan zonder wachtwoord door de ontvanger worden gelezen en afgedrukt, maar niet veranderd. Ook meer geavanceerde oplossingen zijn mogelijk waarmee de ontvanger van een factuur de factuurgegevens rechtstreeks elektronisch uit het factuurbericht in zijn administratie kan inlezen.
De bewaarplicht blijft van toepassing. De ondernemer dient kopieën van de alle door hemzelf uitgereikte en door hemzelf ontvangen facturen te bewaren in zijn administratie. Wel is hij vrij in de wijze waarop hij de facturen opslaat. Als algemene voorwaarde blijft gelden dat de ondernemer de opgeslagen factuurgegevens op ieder verzoek van de Belastingdienst, binnen redelijke termijn, ter beschikking moet kunnen stellen.
Rotterdam, 14 mei 2009
HLB Den Hartog Accountants & Consultants
Kees-Jan in ‘t Veld
|
